市人力社保局关于印发2018年档案管理工作方案的通知

局机关各处室，市公务员局、市外专局，局属各单位：

现将《市人力社保局2018年档案管理工作方案》印发给你们，请遵照执行。

                       2018年6月8日

（此件主动公开）

市人力社保局2018年档案管理工作方案

为切实加强我局档案管理工作，提高档案管理工作的规范化、标准化、信息化水平，根据全市统一部署，结合我局实际，制定2018年档案管理工作方案如下：

一、 总体要求

深入学习贯彻党的十九大精神，准确把握新时代档案管理工作的新要求，全面落实《天津市档案事业发展“十三五”规划》和2018年全市档案工作会议精神，切实加强档案管理制度建设、队伍建设、数字建设、库房建设，夯基础、抓重点、强弱项、重均衡、促升级，进一步提高我局档案管理工作的规范化、标准化、信息化、科学化水平，确保顺利通过今年的市级机关档案工作检查。

二、任务目标

（一）完善档案管理制度体系。修订、完善各项档案管理制度，推动我局档案管理工作向规范化、标准化迈进，更好地服务中心，服务大局，服务民生。

（二）健全档案管理工作机制。建立健全领导有力、各方协同、运转高效的工作机制，为顺利完成全年档案管理目标任务提供组织保障。

（三）加强档案及档案室标准化建设。整理、规范历史档案，形成完整齐备、统一规范、系统安全、便于查询的档案资料，为人力社保业务工作开展提供必要的信息参考和借鉴。改善档案保管条件，建立健全档案管理保障体系，确保档案安全。

（四）开展档案数字化工作。运用现代化手段，加强档案数字化、信息化管理，为档案长期留存和日常查询使用提供便利。

三、具体措施

（一）健全档案管理工作机制

1．组建局档案管理工作领导小组（6月底前）。成立由局主要领导任组长，各位分管局领导任副组长，局机关各处室主要负责同志，市公务员局、市外专局负责同志和各处室主要负责同志，各局属单位主要负责同志为成员的工作领导小组，加强对档案管理工作重大问题的研究与决策。领导小组办公室设在局办公室。

2．配备工作人员和必要的场地设备（6月底前）。为顺利通过市级机关档案工作检查，在人员、场地、设备等各方面做好准备，切实满足档案管理工作的实际需要，安排必要的的办公场地，配备不少于4名经验丰富、细致负责的工作人员，配备计算机、扫描仪、打印机等设备。

3．建立专兼职相结合的档案管理队伍（6月底前）。确定各处室兼职档案管理员，建立局机关档案管理工作体系网络图，并在档案室上墙。

（二）完善档案制度体系及全宗卷

4．制定档案管理基础制度（6月底前）。出台《天津市人力资源和社会保障局档案工作管理规定》、《档案库房管理制度》、《机关档案室保密制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案管理应急预案》等制度，同时，将重要内容制作展牌，在办公室、档案室等相应区域上墙。

5．编制《文件材料归档范围和保管期限表》（6月底前）。报市档案局审批后，以局文件形式印发。

6．健全业务档案管理办法（8月底前）。会同相关处室单位，修订《天津市劳动人事争议仲裁档案管理办法》、《天津市工伤认定、劳动能力鉴定档案管理办法》，制定特岗业务档案管理办法。

7．规范档案日常管理（6月底前）。细化、规范档案移交、借阅登记、库房温湿度监测记录等管理环节，严格档案日常使用和管理登记程序，加强过程留痕，确保精细化、可追溯。

（三）开展档案整理工作

8．清点整理历史档案（9月底）。按照档案存放管理整体规划，对历史留存档案及未归档散放资料进行清点整理、补充归档、装盒造册。6月底前，完成待移出档案整理工作；9月底前，完成待数字化档案整理工作。

9．完成2017年文件资料归档工作（10月底前）。由局档案室会同各处室，全面收集2017年文书及照片音像类、实物类、业务类资料，逐件进行鉴定、整理、归档，确保2017年度文件资料应归尽归、全面精准。

（四）开展档案室标准化建设工作

10．清理局档案室（7月上旬）。在市社保中心档案馆设立历史档案存放室，除局机关近5年文书档案和近3年业务档案仍在局档案室保留外，其他历史档案经清点整理后，全部转至历史档案存放室存放。今年首次将移出文书档案5574卷/盒、业务档案8757卷/盒以及其他2组排架的遗留档案，今后每年将相应年份档案依次移出。

11．配备安装基础设施（7月底前）。在档案室内加装温湿度监测系统、紫外线消毒设备，并在档案室、办公室及借阅登记区域加装监控设备，确保档案安全。

（五）开展文书档案数字化工作

12．配备档案管理信息化系统软件（7月底前）。利用与我局办公系统相衔接的专业化档案管理信息系统软件，实现档案的实时归集和网上查阅。

13．出台数字化档案管理制度（7月底前）。以局档案管理制度体系为基础，研究制定数字化档案管理使用规章制度，确保数字化档案各项日常管理环节有章可循。

14．完成档案数字化转换工作（年底前）。8月份，配备计算机、扫描仪等数字化转换设备；10月底前，首批完成2015年、2016年文书档案数字化转换；年底前，完成2013、2014年文书档案数字化转换。

（六）推进局属单位档案二级评估

15．开展局属单位档案自评工作（6月底前）。落实市档案局《天津市市级机关所属单位档案工作目标管理考评办法》，组织局属单位开展档案管理工作开展情况自查自评，全面摸清底数。

16．加强局属单位二级评估工作指导（年底前）。确定纳入二级评估的局属单位范围，针对二级评估指标要求，加强具体指导，积极推进各项准备工作。

四、工作要求

（一）要高度重视。档案是业务工作不断推进的真实记录，档案管理工作是机关运行和业务深化不可缺少的重要基础性工作，是提高工作效率和工作质量的必要条件。各处室、各单位要切实提高对档案管理工作的重视程度，将其纳入本部门年度工作计划和业务流程，认真研究推动，切实履职担当，保证档案管理各项任务顺利落实。

（二）要压实责任。在局党组指导下，局办公室牵头负责全局档案管理工作，统筹谋划、系统推进各项具体任务。各处室、各单位主要负责同志为本部门档案管理工作第一责任人，要及时听取本部门档案管理工作汇报，研究并协调解决本部门档案管理工作中遇到的问题，为本部门档案管理工作顺利开展提供保障。同时，要指定专人为本部门兼职档案员，承担本部门档案资料的收集、鉴定、整理等具体工作。

（三）要保障到位。局办公室要进一步加强对全局档案管理工作的组织筹划，推动各项任务扎实有序开展。各相关职能部门要根据档案管理工作的实际需要，在人财物等各方面提供必要支持与保障，确保全年档案管理工作任务按计划推进，推动我局档案管理工作与人力社保业务工作协调推进、共同发展。

天津市人力资源和社会保障局办公室        2018年6月11日印发